“Management is Measurement” yani “Yönetmek Ölçmektir” derler yabancılar.

Başarı veya Başarısızlık ancak kıyaslayarak, kontrol ederek, izleyerek/takip ederek ölçülür. Bu makalede “Proje Başarısı” nasıl ölçülür, neleri yönetmeliyiz bu konuya değineceğiz dilimiz döndüğünce. Projeniz şirket içi bir iyileştirme projesi, bir üretim hattı projesi, bir inşaat projesi, atölye çalışması,  bir AR-GE/ÜR-GE projesi de olabilir.

Zaman, Maliyet ve Kalite:  Bu üç şey “Üçlü Kısıtlama” olarak her proje yöneticisine projesinin başarısını ölçmek ve değerlendirmek amacıyla öğretilir. Ama bu 3 şey her şey midir, yeterli midir? el-Cevap HAYIR.

Ben daha geliştireyim ve bu makalede, ölçmeniz gereken 5 önemli şeyi sizlere sıralayayım.

1. İş Programı (Zaman/Takvim),
2. Kalite,
3. Maliyet,
4. Paydaş memnuniyeti ve
5. Performans.

Daha ayrıntılı olarak bunların her birini ele alıp,  kısaca değerlendirelim isterseniz.

1. İş Programı (Zaman veya Takvim),

Tabii ki, projeyi zamanında teslim almak veya teslim etmek istersiniz. Ama sadece düzenli olarak iş programınızı izliyorsanız nisbeten bunu yakalayabilirsiniz. Sadece “ayarla ve unut.” Her şey takvime göre gider, yaparlar-yapılır yok. Bunun olması imkansızdır, illaki problem çıkar. Murphy kuralının herhangi biri işleyebilir.

Sze normal görevinizin bir parçası olarak iş programınızı en azından haftada bir incelemenizi öneririm. Projenin kilometre taşlarını kontrol ederek atanmış tarihlerde işler yapılmış mı, yapılıyor mu diye bakmak bile en basitinden bir takiptir. Sadece kağıt ortamında göstermelik kalan veya bilgisayarda göstermelik olarak duran tonla proje iş programı bilirim. Siz bu basit takibi önemseyin ve haftada 1 de olsa kontrollerinizi yapın. Mutlaka yapın.

İş programındaki, herhangi bir görevde aksamalar var mı? Dikkatten kaçan bir şey varmı? Kaçan yapılmamış veya unutulmuş işlerin ana programa ve alt programlara etkilerini hafifletmek için sağlam yollar bulmak da zamanla sizin göreviniz haline gelir ve bu görevden kaçmak size/işinize/cebinize sadece zarar getirir.

Düzenli takip etmek hataların sıkıntıların önüne geçmek için en kolay yoldur. Siz daha iyisini de yapabilirsiniz. Piyasa iş programını zaten kullanmıyor veya kağıt üstünde göstermelik/vitrinlik kullanılıyor diye siz de düşünmeyin. İş sizin işiniz, siz kendi projenizden sorumlusunuz. Başkası ne yaparsa yapsın, siz en iyisini yapmak için gayretinizi gösterin.

2. Kalite

Projenizde kalite denetimi yapmanız illa projenizin tamamlanmasına kadar beklemenizi gerektirmez. Kalite kontrollerini sağlamak için siz ve ekibiniz denetimi yapılacak net kriterleri belirleyin ve projenin her aşamasında o aşamaya ait kriteleri ve kalite denetimlerini eksiksiz uygulayın.

Kontrol güvene mani değildir ve kaliteyi kesinlikle arttırır. Kalite hep yapıldığı gibi sadece en sonda değil aslında her aşamada kontrol edilmelidir.Siz en azından bu şekilde bir kalite uygulama ve yönetim sistemi kurunç

3. Maliyet

Gerçek masrafların planlanan masraflara göre karşılaştırmalı ilerleme durumunu tutmak tüm projeler için hayati önem taşımaktadır. PİR Online Yatırım, Proje ve Şantiye Yönetimi yazılımında Malzeme, İşçilik ve Diğer maliyet kalemlerinin tümü planlanan-gerçekleşen karşılaştırmasına tabi tutulmakta olup plandaki (hedeflenen) maliyetleri geçenler kırmızı, belli oranları geçenler ise sarı olarak gösterilip proje yöneticileri ve çalışanlar bu renklendirmelerle algısal olarak çok hızlı uyarılırlar.

Siz maliyet izlemenin ötesine de geçebilirsiniz. Takımınızı ve Pir yazılımı gibi proje yönetim araçlarını kullanarak proje boyunca düzenli aralıklarla tahmini (planlanan) maliyetlerle tahminden sapmalarını ve 360 derece tüm proje detaylarını takip edebilirsiniz.

Gerçekleşme varyanslarını PİR ile ortaya çıkarın. İyi bir iletişim ve uygulama sistematiği ile maliyetlerinizin planladığınızın üstüne çıkmasına engel olmaya hatta daha da altına düşürmeye gayret edin.

4. Paydaş Memnuniyeti

Zaman, Maliyet ve Kalite geleneksel “Üçlü Kısıtlama” sı işte bu noktada genişlemeye başlar.

Eğer paydaşlarınız projenizin çıktısındaki değerini bulurlarsa sizin projeniz ancak o zaman başarılı olur diyebiliriz. Kısaca memnuniyet varsa başarı vardır.

Paydaşlar ister iç, ister dış, ister yöneticiler veya son kullanıcılar/tüketiciler olsun, projenize olan geri bildirimleri ayrıştırılamaz bir bütünün ayrılmaz parçalarıdır. Peki bunu nasıl yapacağız?

Proje bitene kadar beklemek yok! İletişimi ve paydaşlarla ilişkileri bir öncelik olarak ele alın ve mümkünse sık-sık geri bildirimler toplayın. Paydaşlar kendini projenin bir parçası olarak hissetmeye başladılar mı, onlar daha da fazla projenize angaje olacaklar ve genellikle de sonuna kadar sizi destekleyenlerden olacaklardır.

5. Performans

Projenizin başlangıcında, işinizi her duruma karşı planlamak için yola çıktınız. Organizasyonel stratejiniz ile uyumlu sonuçlar ve net hedefler belirlemiş olduğunuzu da varsayıyorum. Takvim hatırlatmalarınızı ayarladınız ve onlara da uydunuz. Orijinale yani en başta planlamış olduğunuz hedeflerinize (duruma) göre performansınız ne durumda?

Proje tamamlandığında, daha resmi bir inceleme yapabilmek amacıyla başlangıçtaki hedeflerin tümüne isabet ettirmeye çalıştığınızdan emin olan mutlu yöneticilerden olmaya sizin de hakkınız var. Öyle değil mi?

Öncelikle en baştan böyle düşünmeye kendinizi ikna edin ve ilerlerken de bunu böyle yapmaya kendinizi zorlayın. Kendinizi ne kadar daha iyi yönetebilirseniz o kadar iyi sonuçlar alırsınız her işinizde, her projenizde.

Ve sonunda…

Ben insanlara gerçekten proje yönetim araçları kullanmalarını özellikle de PİR yazılımını kullanmalarını tavsiye ediyorum. Siz de merak ettiyseniz http://pir.ysm.com.tr den incelersiniz zaten.

Konuyla ilgili blog ve bültenlerde bu kadar sık yazmak, kolay iş ve proje yönetimini tavsiye etmek, insanlara faydalı olabilmek üzere hayatını konumlandırmış “İşin Pir’i” diye arkadaşlarımın ve çevremin takıldıkları biri olarak burda da bazı şeylere değinmeden edemedim. Kusura bakmayın, özür dilerim. Umarım faydalı olmuştur/olacaktır. Hiçbir gayreti boş çıkarmayan mevlam bizimkileri de görür ve vakti gelince ecrini sunar/verir inşallah.

Çok az proje yöneticisi gerçekten projenin başarısını etkileyebilir. Bahsettiğimiz araçların özelliklerini iyi kullanırlar. Gerçek zamanlı olarak maliyetleri izlemek için yönetici panonuz (dashboard larınız) olsun. Planlanan ve gerçekleşen raporlar oluşturun, gerçekleşme grafikleriniz olsun. Projeye paydaşların işbirliğini kullanın. PİR kullanın. Bunların sizin için hazır olduğunu bir kez de siz keşfedin.

Son olarak, tüm projelerinizi başarıyla yapmak için bütün bu önlemlerin hatırlatma uyarılarını iyi kullanın. Önemseyin ki önemsesinler. Projenizin bir başarı sağlamasına yardımcı olabimem için bu 5 özel yönteme siz de önem verin.

PİR size ve ekibinize projenizin her türlü yüksek performans göstermesine yardım için gereken tüm araçları sunar. Bugün başlayın. Fırsatı kaçıranlardan veya geç yakalayanlardan olmayın.

İyi şanslar demeyi de ihmal etmiyor, esenlikler diliyorum.

Sağlık ve esenlikle kalın.

Saygılarımla,

SEDAT YAZICI, ysm@ysm.com.tr