Firmamız ve Kendimiz için SWOT Analizi [13.04.2010]

“Firmamız ve Kendimiz için SWOT Analizi”
Modern Yönetim Teknikleri Yazı Dizisi – 1: 
Sedat YAZICI, Bilgisayar Yük. Müh. ,          iletisim@ysmyazilim.com
Yazılım Çözümleri ve Yönetim Danışmanı,

Aşağıdaki tabloyu “her 3 ayın bitimini takip eden hafta içinde doldurmalıyım” niyetiyle yazıya başlayın.

Şirketinin performansını değerlendirmek isteyen patron ve yetkilileri veya kendi kariyerini değerlendirmek isteyen kişilerin SWOT analizini kullanmasını tavsiye ederim. SWOT analizine Türkçe kısaltmaları ile GZFT dendiğini de belirtmek isterim.

Biz YSM Yazılım’da her çeyreğin (3 ayın) sonunda) uygulamaktayız. Hem yönetim olarak bunu doldurabilecek çalışanların (eğitim neticesinde tümü tarafından) doldurulması sağlanmakta ve her SWOT analizindeki yazılanların ortak bileşkesi alınmakta, tekrar veya benzer olanlar teke indirilmekte ve 3 aylık SWOT Analizi olarak her çeyrek sonunda saklanmaktadır.

“Modern Yönetim Teknikleri” yazı dizisi, pratik bir şekilde KOBİ patronlarına ve yöneticilerine SWOT analizi örneğindeki gibi “hap şeklinde” bu teknikleri anlatabilmeyi amaçlamaktadır. Ayrıca e-mail adresimize göndereceğiniz sorularınızı da cevaplandıracağız. Sonraki yazı dizilerinde başka teknik ve metodolojileri sizinle paylaşıyor olacağız.

SWOT analizi nedir ve nasıl yapılır ?

SWOT analizi şirketin, ürünün, sürecin, veya kişinin güçlü (Strenghts) ve zayıf (Weaknesses) yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (Opportunities) ve tehditleri (Threats) saptamakta kullanılan bir tekniktir.

SWOT analizi yaptık ama elimize ne geçecek?

Yukarıdaki SWOT analizi tablosunu elimize aldığımız boş bir A4 kağıdına doldurduk. Hatta alt kadromuza da doldurttuk, sonra yönetici veya patron sıfatıyla kendimiz de doldurduk ve böylece katılımcı yönetim anlayışıyla hepimiz doldurduk ve nihayetinde tümünü derleyip toparlayıp tek bir tabloya dönüştürdük.

Nasıl doldurduk? Aldık elimize bir A4 ve 4 e böldük kalemle ve her kutuya üstteki gibi harfini yazdık SWOT harflerinin.

SWOT analizini kesinlikle acımasız ve net bir şekilde, “dost acı söyler” mantığıyla kendimizle dost ve barışık bir şekilde güçlü ve zayıf yönlerimizi yazmalı, yani kendi kendimizi kandırmamalıyız. Kendi kendine satranç oynamayı lise yıllarından beri adet edinen biri olarak bu konuda bir içsel bütünlük sağlamayı başardım çok şükür. Sizlerde kendinize ve firmanıza karşı çok adil olun. Bu durum esasen bir nefis (öz) değerlendirmesindeki gibi yalın ve kesin olmalıdır. Neticede müşterinizi, tedarikçinizi veya elemanlarınızı kandırabilirsiniz ancak asla kendinizi ve sizi yaratanı kandırma şansınız yoktur. Sadece MIŞ gibi yaparsınız, sevgili Doğan Cüceloğlu’nun dediği gibi. MIŞ gibi yapıp, MIŞ gibi yaşamaya devam edersiniz.

SWOT analizinde tehditlere dikkat edip, aksiyonlarınızı yazarsanız, yazarken de bir takvim ve sorumlu koyarak, bu tehditlerin bir kısmını fırsata çevirebilirsiniz. Tıpkı krizin bazı nitelikleri bazı firmalar için fırsat mahiyetindedir. Korktuğunuz şeyler de daha başarılı olabilir, korkmadığınız veya hafife aldığınız şeylerde ise başarısız olabilirsiniz. Beklide “olabilirsiniz” demek yerine “tecrübe etmişsinizdir” de diye biliriz belki.

Fırsatları güçlü bir şekilde değerlendirmeye odaklanırken zayıf yönlerimizi iyileştirmeye açık yönlerimiz ve alanlarımız olarak değerlendirerek bunları güçlü alanlarımıza kaydırmanın yollarını bulup, aksiyona dönüştürüp takvimlendirmeli ve de sorumlu atamalıyız.

SWOT analizi, sadece güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlamakla kalmayıp zayıf olduğumuz ve gelecekte bizi bekleyen tehditleri de görmemize yardımcı olur. Zayıf yönlerimizi kendimize itiraf etmeli onları cesurca dile getirmeliyiz. SWOT daki 4 bölgeyi tanımlamak için düşünmeniz bile sizin kendi işiniz üzerinde (over-the-work) çalışma yapmanızı sağlayacaktır. Bu da inanın şirketinizi kontrol altında tutmanızı kolaylaştırdı.

SWOT Analizini ne sıklıkla yapmalıyız?

Bu çalışmayı 3 ayda bir yapın, sonra aldığınız aksiyon kararlarını hayata geçirin. İnanılmaz bir gelişim ve değişim yaşadığınızı kendinizin ve de işlerinizin büyüdüğünü göreceksiniz inşallah. Tabi herkes nasibi kadarının karşılığını bulacağını belirtmek de yarar var. Gayret, sabır ve dua nasibin büyümesinin anahtarıdır derler.

Güçlü Yönlere ne yazmalıyız?
Üstün noktalarımız nelerdir ?
Neleri iyi yaparız ?
Başkaları, güçlü yanlarımız olarak neleri görmekteler ?
Hangi tür işleri daha iyi yapıyoruz?

Zayıf Yönlere ne yazmalıyız?
Neleri kötü yapıyoruz ?
Neleri iyileştirmeye gereksinimimiz var ?
Başkaları hangi konularda bizden daha iyiler ?
Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarımız var ?

Fırsatlara ne yazmalıyız?
Önümüzde duran fırsatlar neler?
Göremediğimiz fırsatlar var mı?
Teknoloji ve pazarda oluşan değişimler neler?
Hükümet politikalarındaki ve yasalardaki değişiklikler bize fırsat(lar) yaratır mı?
Sosyo-kültürel yapıdaki değişimler bize fırsat(lar) yaratır mı?
Tehditlere ne yazmalıyız?
Önümüzde ne gibi engeller var ?
Rakiplerimiz ne durumdalar ?
İş, ürün veya hizmet standartlarında her hangi bir değişim söz konusu mu ?
Değişen teknoloji her hangi bir şekilde bizi tehdit ediyor mu ? Teknolojimiz ve yönetim tekniklerimiz?
Finansal sorunlarımız var mı,yoksa hangi durumlarda finans sorunlarımız çıkabilir?